突然ですが、みなさんの職場にも「紙の山」がありませんか？うちの会社も例に漏れず、気づけばキャビネットもデスクも書類でギュウギュウ。なんとかしたいけど、捨てられないし、個人情報もあるし…と、長年放置されていました。

そこで今回は、会社の書類整理プロジェクトで得た役立ち情報をみなさんにシェアしたいと思います。

利用してよかった！おすすめの図面スキャンの企業ホームページ

紙の管理、もう限界…でも持ち出せない！

社内の資料は年々増えるばかり。「あの書類どこ？」と探し回るのも日常茶飯事でした。とはいえ、全部処分するわけにもいかないし、重要な書類の山を外に持ち出すのもセキュリティ上問題がある…。電子化したいけど、スキャンする時間も人手もない。まさに八方塞がりでした。

そんなとき見つけたのが、図面スキャン電子化センターの出張スキャンサービス でした！「これなら会社にいながら安全に電子化できる！」と早速問い合わせてみることにしました。

なぜこのサービスを選んだのか？

• 非破壊スキャンが可能
• 大判の図面もスキャン可能
• 全国どこでも対応してくれる
• 問い合わせ時の対応が親切で丁寧だった

プロにお任せ！会社に来てもらって一気にスキャン

出張スキャンサービスを利用すると、専用のスキャン機材を持ったスタッフさんが会社まで来てくれて、その場で書類を電子化してくれます。これなら、大量の書類を持ち出す必要もなく、情報漏洩の心配もありません。

作業当日は、スタッフさんが丁寧に書類を整理しながらスキャンを進めてくれました。「この書類はOCR処理（文字検索できるデータ化）した方がいいですね」など、アドバイスももらえて、ただデータ化するだけでなく、業務に役立つ形で保存してもらえたのが嬉しいポイントです。

利用の流れ

1. オンライン見積もり: 簡単なオンラインフォームに必要情報を入力し、見積もりを依頼。
2. 出張日の打合せ: 担当の方がついてくれて、出張当日の打合せをします。書類の種類や、会社のどこにスキャンの機械を持ち込むか、なども決めていきます。
3. スキャン作業: 会社に専用のスキャナーが持ち込まれて、図面や資料をデジタル化してもらいます。
4. データ受領: クラウド経由でデータを受け取り、すぐに利用可能。

利用にあたって気を付けたこと

最初の見積もり時、正しい見積り額を把握するために、スキャンしたい書類の種類や量などを事前に整理し、しっかり伝えました。

資料によってはおすすめのスキャン方法があるそうなので、スタッフの方と相談しながら作業してもらうと、後々の管理が楽になると思いました。

電子化完了！オフィスがスッキリ＆管理もラクに

無事にスキャンが終わり電子データが揃ったところで、紙の資料を整理しました。原本としてしばらくは紙の資料も別所で保管しますが、近いうちにデータ化したものを原本として処理する予定です。電子化されたデータは社内の共有されたクラウド上のファイルに厳重に管理していくことが可能になりました。

電子化によるメリット

• キャビネットがスカスカに！
• どの書類がどこにあるのか、一発で検索できる！
• クラウド上の管理のため、管理が楽になった！

まとめ

「社内の紙が多すぎて困ってる…」「でも重要書類だから持ち出せない…」という方には、出張でスキャンしてくれるサービスは本当におすすめです。手間もかからず、安全にデジタル化できるので、オフィスの環境改善にもピッタリでした。

もし同じように「紙の管理、限界…！」と思っている方がいたら、ぜひチェックしてみてください！